备品备件管理模式探讨

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【摘要】面对日益激烈的市场竞争，降低企业生产成本是企业保持盈利，保证生产活动正常进行的必要选择。而生产资料中备品备件的存放，处理，维修又是企业的一大部分开支，因此，如何实现备品备件的科学，高效管理是一个企业需要面对的重要课题。在既保证生产又要降低材料的备存费用的情况下，实现开支最小化，就要从备品备件的计划、采购、存放、管理等底层做起。本文将简单讨论一下，目前企业在管理备品备件的问题和大多数企业目前管理的现状，然后给出自己的解决意见。

一、备品备件管理中存在的问题

1.备品备件采购过程不严谨，没有结合企业实情。制定备品采购计划人员的业务水平低下，缺少全局意识，大多数只看到了要以满足生产为第一要务，忽视备品的库存费用，往往坚信宁多勿缺，导致采购备件数量和种类上过多，过杂，造成了需求计划的严重失真。购买备品的审批手续复杂，流程漫长，这就导致采购部门可能会就故意增加采购量以满足备品的空档期，另外一方面，这种繁琐复杂的审批手续也造成了生产活动的中断。对于备品的预见性不强，没能根据实际生产活动中而出现的紧急情况，及时补充备件。
　　
2.备品备件的库管混乱。在制定采购计划的时候还会出现采购部都没有进库房查看实际备件的库存情况而随意制定计划的乱象。存放的备品没有规范的管理，在仓库中乱丢弃，有些特殊仪器仪表也没有加以保护，导致部分备品损坏，失效，而这些备品中的废品会给企业的生产带来很大的隐患。备品备件的种类繁多，这也在客观上给管理造成困难。例如：一些钢铁企业的设备备件就多达上万种，按照行业划定，有五十多个大类，一千三百多个小类。企业在面对诸如此类繁杂的备件种类又忽视了编码的重要性，有的编码无序，没有规律，有的甚至都没有编码。在企业材料管理中，材料备件的编码是材料备件库管中一个重要的、基础的、不可或缺环节。是做好材料备品备件管理的当头事情。库管中的种种乱象阻碍了企业发展，浪费了企业资金，因此，施行一套符合我国实情的企业备品备件管理模式是每个企业必须积极思考的。[1]

二、我国企业备品备件管理的现状

1.制定采购计划不够科学。现代企业一般采购流程大致是对照《购买申请书》在市场上打探价钱，对比供应商报价，然后结合供应商的信誉，售后服务等情况来采购所需备品备件。施行的是滚动采购，采购方式有三种：随意购买，独家代理，指明竞争。有些企业没有根据实际发展情况，每年制定采购计划完全一样，遇到发展不好的年份，备件剩余多，浪费严重。而发展势头好一些就出现了备件不够用的情况。
　　
2.备件的消耗记录不清楚，备件信息管理分散。企业每年的备件消耗量，每台机器的生产任务量都是不同的，而生产人员没有及时地对消耗进行登记备案，造成了备件的申请和审核都很盲目，仅凭员工的主观判断，缺少事实依据；备件的通用性无法实现管理，库存资金压力大，备品储备数量规定不够科学。[2]备件的存放登记制度也不规范，查找麻烦。
　　
3.库存管理模式老旧。传统的备件管理模式是供应商与企业有着各自的备件库存，企业需要时由供应商运输到使用企业。这种管理模式主要存在于企业内部的库存控制中，生产企业为了保障机器的正常运行，存在“多备少患”的错误想法，保持了备件的高库存量，使得管理资金被大量占用，压缩了企业的流动资金空间。在现代企业中更要重视这个问题，因为现代的设备都是高精密，高自动化程度，这些设备成本很高，若是由于决策出错，过量库存这些设备，就严重拖累企业的发展。
　　
4.维修方法落后，导致备件库存高。落后的维修技术需要大量的备件库存以备不时之需，不能够做到科学精准的预测机器状况。而现代企业特别是大型国企，设备维修方法和模式已经采用了带预见性的系统。设备的维修管理已经有了很大改进。据不完全统计，很多大型企业的设备维修费用占据企业运行成本的百分之八以上，而备品备件费用又占据维修管理费用的七八成，这些大量的维修管理资金占用了企业的周转资金。若改进维修管理体系，这个费用会有很大幅度的下降，这将给企业减轻很大的负担。

三、解决我国企业备品备件管理问题的策略

1.创新备品备件管理系统，采取分门别类的管理模式。利用计算机等信息化设备高效、快速地对备品备件库存进行动态管理，能够充分了解备件的实际库存，将库存内部零散的备件集中管理起来，遏制材料的浪费。同时，对于那些需求量大，储备成本高和价值不高，但使用周期长，重要性大的可以修复备件要及时修复；对由于储存不规范导致失效，损坏的备件要及时清除，节省仓库空间给真正有用的备件，降低企业整体库存成本。[3]
　　
2.科学制定采购计划，规范申报流程。采购部门要深入仓库实地查看备件使用情况，还有与生产部门密切沟通，弄清哪些是真正需要采购的，需要多少，一线生产员工最有发言权，要多吸收他们意见。要建立备件出库跟踪机制，确保备件是按生产部门实际需要，严肃、准确、科学的使用。在审批方面，要采用书面申请和系统申报相结合的方式，审批部门要根据备件库存的实时信息来进行工作，把好采购适量，科学关。
　　
3.强化设备的使用管理。规范的操作，及时的清理，合理的保养这些对于设备来说很重要，能够减少机器的磨损率，降低零件的损坏率，这样也就减少了备品备件的使用。对于故障设备要坚持动态维修，这样不仅能提升机器运行性能，而且能减少设备损坏。例如，某钢铁企业采取设备劣化倾向监管和点检制度就有效地降低了设备故障的次数。
　　
4.采取备件联合库存模式，降低彼此风险。改变以往各自为营的库存模式，联合其他单位实现资源共享。联合储存大致可以分为企业间自主合作分工储存、联合建立面向行业的合资股份制企业和第三方提供备件供应服务。实行存储共享模式，可以降低彼此企业的库存资金占用，增加流动资金，能够实现在集团内部或者公司之间的相互调剂、调拨。从而减少企业备品备件的损耗，与此同时，也降低价值昂贵、货源少、储存风险高的关键材料的缺货风险。合作分工储存能够集中更大力量来集中采购，这样也提高了采购的谈判筹码，获取采购主动权，降低了采购的价格。另外集中采购可以和供应商达成协议，例如，让供应商执行波动的供货价格，即所供货物要随着市场价格降低而调整差价，然后再结算。还可以商定供货时间，企业可以根据自己生产情况要求为供应商准备货源，缩短采购时间。

四、总结

备品备件的管理是一个科学、复杂的学问，涉及到企业如何保持低成本高效运营，何如迅速响应市场的要求，如何保证企业科持续发展。备品备件是设备日常维护，应急替换的重要保障，是稳定企业正常生产的重要因素。提高备品备件的管理能力，不仅仅企业是生产所必需，还是衡量一个企业管理水平是否先进、科学、高效的重要方面，对于提高企业形象，树立员工对企业的信心十分重要。建立健全现代化的备品备件库存管理体系，必将带动企业管理水平的提升，提高企业的核心竞争力。

参考文献
[1] 熊飞；赵子岩；杨洪.基于物联网技术的电力通信备品备件管理系统设计及实现[J].沈阳工程学院学报，2013，04：355-357.
[2] 袁绍霞.优化备件管理流程 降低采购费用[J].设备管理与维修，2014，05：10-11.
[3] 李恩锦.浅谈企业材料备件的优化管理[J].企业改革与管理，2014，02：32-33.

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